X公司刑事合规整改之反商业贿赂合规

X公司刑事合规整改之反商业贿赂合规

 

一、起因以及时间轴

   本案由深圳市公安局B分局侦查终结，以被不起诉单位X公司涉嫌对非国家工作人员行贿罪，于2023年5月15日向深圳市B区人民检察院移送审查起诉。期间，2023年5月22日被不起诉单位向检察院提交涉案企业合规整改申请，2023年6月27日检察院对不起诉单位决定企业合规监督考察，在2024年4月12日将公开听证对被不起诉单位合规监督考察验收合格。

二、项目服务需求

由于X公司的辩护律师团队没有刑事合规整改经验，导致X公司合规监督考察期限被延期，X公司在2023年11月24日收到检察院发出的《延长合规监督考察期限决定书》，延长考察期限至2024年2月24日，此时X公司和其刑事辩护律师感觉到压力，故X公司找到本合规律师团队。本合规律师团队在2023年12月18日签订了《专项顾问合同》，力求抓住最后一次延期机会，在2024年第一个季度完成合规整改。

本团队进行梳理分析后发现，现在X公司的核心服务需求如下：

1. 重新制定《刑事合规整改计划》、与检察院沟通具体实施计划；
2. 完成刑事合规尽职调查；

（3）构建反商业贿赂专项合规管理体系；

（4）完成合规整改验收听证

由于本次是X公司合规整改最后的机会，同时X公司属于初创公司、芯片行业，而该企业由于该涉刑案件，整个公司的业务都处于暂停状态，人员和业务规模都比较小，给我们本次合规整改增加了难度。同时如果本次合规整改不成功，则对于这个企业和这个研发团队来说，都是“灭顶之灾”，所以本团队刚开始时压力很大；

但是从另一个方面来说，由于本次X公司行贿金额不到100万，且X公司的法定代表人认罪态度好，以及检察院未摇珠选任律所担任第三方监控人，整个项目由检察院来监督指导等因素，这也给我们释放了积极信号。

三、合规顾问团队

   广东国晖律师事务所  王芳、陈嘉豪、周密律师

四、专项服务内容

（一）尽职调查、识别风险

1、通过尽职调查清单，企业管理者深入分析案发原因，总结教训，经排查，未发现有涉案及类似违法行为，X公司并就商业贿赂问题进行自查自纠，发现除了本次犯罪行为外，无其他任何金额的商业贿赂行为；

2、同时合规顾问团队合规顾问通过实地考察、高管访谈、资料查阅等调查方法，从X公司的基本情况、公司治理结构、公司规章制度、业务流程、合同管理、财务及税务情况、劳动用工情况、关联公司关联交易、公司法治管理、企业文化等几个方面展开，识别公司的刑事风险，拟定了《风险识别以及整改方案》。

（二）重新制定《刑事合规整改计划》

在此前，X公司的刑事律师团队有制定一份《刑事合规整改计划》，但是由于经验不足也一直没有落地，本团队接手以后，第一时间与检察院进行沟通，重新制定该《刑事合规整改计划》，契合公司的实际、同时力求要能落地。

（三）调整公司的组织架构、搭建合规组织架构，实现权责分离

公司现任监事为名义股东Y总，实际没有履行监事的职责，公司刑事风险防范第三道防线很薄弱。

1. 在本次合规整改中，合规顾问团队也建议公司将监事换成能监管公司的财务管理的实际股东之一，严格履行公司监事的相关职责。

2、明确公司的反商业贿赂责任第一人为公司的法定代表人；

3、经营班子“一致决定”的决议机制：

公司的法定代表人和执行董事、总经理均为L总，权利过于集中；如果无法分散，L总一定要严防死守、严守企业规章制度、国内法律法规，遇到公司的经营问题要在经营班子讨论解决，同时经营班子要秉承“一致决定”的决议机制。

4、调整公司组织架构,重新梳理部门职责，加入反商业贿赂职责，定岗定责，明确公司反商业贿赂的三道防线，强化业务部门的反商业贿赂职责，以及财务部的预警职责，实现内控与合规部多层级互补协作；

5、成立防治商业贿赂办公室（管理团队），作为公司反商业贿赂的“合规委员会”，明确人员、职责。

（四）合规制度梳理完善，对之前制度进行“废存改立”，形成适合公司实际情况的合规制度体系；确定了《反商业贿赂制度》及相关附件（《诚信廉洁合作协议》、《员工合规承诺书》、《高管/员工反商业贿赂承诺书》）

通过规章制度、岗位职责、业务流程的制定、修改、完善，明确日常工作要求，指引全员合规履职，赋予反商业贿赂办公室“一致决定”的决策机制。

1. 重新梳理公司的制度汇编，对于不适用的制度直接删减；

2、修订过程中多次与公司进行沟通，力求各项制度符合公司的实际情况。

3、针对公司的现状，从各个部门的职责、流程出发，重新制定公司的制度汇编，并且对重点制度如《财务管理制度》进行重点修订：

（1）公司将完善公司内部的财务管理制度及流程，特别就公司报销流程和制度形成完整的制度。

（2）公司有备用金制度，公司的备用金不能随意动取。超过一定金额的备用金支取、报销都需要经过反商业贿赂办公室4个人的一致同意，同时报销要严格按照公司的《财务管理制度》来执行。

（3）公司财务要对异常报销、大额备用金的支取实现预警，发现问题及时向监事报告，由监事督促反商业贿赂办公室/经营班子进行复核。

4、制定新的制度，弥补公司反商业贿赂制度的空白，同时新制定了《反商业贿赂制度》及相关附件（《诚信廉洁合作协议》、《员工合规承诺书》、《高管/员工反商业贿赂承诺书》）：

制定《反商业贿赂管理制度》，《反商业贿赂制度》的逻辑内涵为：

（1）围绕本公司被指控的商业贿赂具体罪名，以及其他相关罪名，对企业经营管理流程各环节、各岗位履职进行商业贿赂的刑事风险进行分析、评估，根据风险点制定针对性的防范措施。

（2）本公司所有经营管理部门都要承担各自职责范围内的商业贿赂风险识别责任，及时报告识别情况，并纠正有偏差的行为。

（3）本公司的防治商业贿赂办公室要承担商业贿赂定期风险监测责任，定期开展专项检查，及时发现违反反贿赂合规管理要求的各类违规行为。

图一  X公司制度汇编目录

（五）梳理《反商业贿赂合规以及企业合规整体法律法规库》、形成《反商业贿赂合规手册》。

1、在制定该两份文件的过程中，对于公司的制度汇编重新进行梳理，并且进行专项培训，同时做成小册子给公司员工每人一份，培育企业从上到下的反商业贿赂合规文化。

2、在《法律法规库》以及《反商业贿赂合规手册》定稿后，对公司的制度重新进行完善。

（六）完善本企业管理层、员工的合规承诺，对管理层、员工进行排查，重新签署相关承诺函（第一个月）。

首先还是让全体员工签订《合规承诺书》，现有整体合规意识，然后建立反商业贿赂合规承诺制度，其中包括：

1、企业管理层的集体合规承诺，表示严格履行合规整改计划，同时严格遵守反商业贿赂合规义务；

2、相关岗位人员的承诺，表示在自己的职责范围内履行反商业贿赂合规义务。

（七）合规宣贯、合规文化宣传灌输

1、通过张贴合规标语、开展合规宣誓、签署合规承诺、合规恳谈分享、合规培训与测试等，宣贯培育合规文化。

（1）合规团队给公司员工进行了《公司反商业贿赂专项合规实施方案》、《公司招标投标合规风险以及防范》、《企业反商业贿赂专项合规培训》三场专项培训；

（2）制定反商业贿赂标语，粘贴于深圳办公室、东莞工厂场所内，践行企业合规文化；

（3）《反商业贿赂合规以及企业合规整体法律法规库》、《反商业贿赂手册》、《公司制度汇编》定稿后，再次给公司全员进行培训；

2、在教育培训多样化方面，要采取全员培训和重点培训、集中培训和个别谈话、线上和线下培训相结合的方式开展培训；

3、公司将上述三份文件制作成小册子，人手一份，置于办公室，随时翻阅。

同时，关于公司意识强化，虽然本次刑事合规整改已经由合规团队开展了几次合规培训，但是远远不够，一方面公司高管以及员工要消化合规团队制定的《反商业贿赂制度》、《财务管理制度》、《反商业贿赂手册》、《专项法律法规汇编》等材料，另一方面企业要在每月抽取一个周六统一进行学习新的法律法规、国内的合规动态，实现合规意识深入人心。

图二  合规顾问团队在现场进行合规培训的照片

（八）合规评价、合规管理长效保障

通过高层对公司备用金提取谨慎达成一致、合规举报渠道设置和维护、开展员工业务合规考核、商业伙伴风险评估，合规风险识别应对、定期进行合规建设运行评价等，贯彻落实合规建设内容，保障合规管理的持续性有效性。

五、合规听证

在合规听证前，本律师团队不仅将本次合规整改的工作成果汇编成册，还制作了PPT，同时针对合规听证员可能询问的问题进行了罗列，对企业和其主要负责人进行了合规听证预演。

终于，在合规顾问团队以及公司负责人和管理团队的共同努力下，X公司通过了合规整改验收，X公司也免于刑事起诉。

图二  X公司通过合规整改验验收的

合规监督考核评定意见书

六、总结

在本次合规整改过程中，在执行合规整改计划的过程中，X公司和合规顾问律师团第履行实事求是、认真落实的原则，同时严格履行合规整改信息公开和报告义务，深刻了解了企业运营要谨记“行稳致远、筑牢合规基石”的原则，在非常有限的时间内合规顾问团队与公司一起完成了《刑事合规整改计划》、实现了合规整改目标，也让企业以及员工有了合规意识，不仅让X公司避免了竞争出局的灭顶之灾，也推动了企业合规稳健高质量发展。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

律师介绍和联系方式：

王芳律师，13826466802，中山大学经济法硕士。广东国晖律师事务所合伙人、合同专业委主任、重大疑难案件委员会秘书长、企业合规中心顾问；深圳律协企业合规委副秘书长、广东省企业风险管理研究会企业合规副主任专家。